Organisaation inhimillinen hukka maksaa paljon enemmän kuin sen poistamiseen investoiminen

Jos jonkun idean ja konseptin haluan tehdä erittäin selväksi päättäjille, se on ymmärrys siitä, mitä organisaation inhimillinen hukka on ja miksi investoiminen sen poistamiseen on ainoa järkevän johtajan ja organisaation ratkaisu. Toivon tämän kirjoituksen myös pienen numeroiden tarkastelun kautta avaavan silmiä siihen, miten investointi maksaa itsensä takaisin todella nopeasti, ellei jopa välittömästi.

Hukka, josta puhun, on kaikki se, mitä ihminen tekee, mutta mikä ei ole tuottavaa työtä tai jotakin sellaista, mikä auttaa häntä tekemään tuottavaa työtä. Painotan, että nyt emme puhu siitä, että esimerkiksi lepääminen ja palautuminen työpäivän aikana olisi hukkaa. Se on järkevää ajankäyttöä, sillä se auttaa tekemään työtä paremmin ja tuottavammin.

Hukkatoiminta syntyy laajasta skaalasta asioita, jotka vaikuttavat kielteisesti ihmisen kykyyn tuottaa arvoa. Se sikiää kaikesta, mikä aiheuttaa esimerkiksi vitutusta, ahdistusta, apatiaa ja negatiivisten tunnetilojen kautta energian ja ajan suuntaamista väärin.

Hukan aiheuttaja voi tulla organisaation sisältä tai ulkoa ja se voi olla lyhyt- tai pitkäaikainen. Yhdistävä tekijä on, että se aiheuttaa turhaa kuormaa työntekijälle eikä organisaatio tue ihmistä tilanteen käsittelyssä tai muuttamisessa.

Käytännössä haaskaamme ihmisten ja organisaation energiaa ja aikaa, eli myös rahaa, yllättävän paljon aivan turhiin asioihin. Pahimmillaan hukalla voi olla myös lisäkustannuksia, sillä se tuottaa pahoinvointia, mikä johtaa taas ylimääräisiin kustannuksiin, kuten sairauspoissaoloihin, huonoon asiakaskokemukseen tai siihen, että pahoinvoiva ihminen vaikuttaa myös muihin organisaatiossa. Eikö siis kannattaisi puuttua näihin rahanreikiin?

Jos et ole vielä vakuuttunut, katsotaan vielä hieman esimerkkilaskelmia asiasta. Otetaan lähtökohdaksi, että yksi työntekijä on vaikkapa 45 viikkoa vuodesta töissä (otetaan vuodesta täydet lomat pois ja pari viikkoa päälle pyhiä ja poissaoloja).

Voimme sitten tarkastella palkkaa joko koko porukasta tai tietystä ryhmästä, jota halutaan käsitellä. Esimerkkinä käytetään asiantuntijaorganisaatiota, jossa keskipalkka on muutettuna tuntipalkaksi 25 euroa tunnilta.

Seuraavaksi mietimme tilannetta, jossa organisaatiossa on epämukavia tunteita aiheuttavia ongelmia, kuten esimerkiksi organisaatiomuutos, jota ei olla johdettu hyvin tai aivoja kuormittava tapa viestiä ja säilöä tietoa. Sanotaan, että yhdeltä työntekijältä kuluu keskimääräisesti kaksi tuntia päivästä turhien asioiden vatvomiseen, stressaamiseen, juoruamiseen ja väärien tai turhien asioiden tekemiseen. Tämä saattaa olla jopa varovainen arvio, mikäli organisaation ongelmat ovat ihmisen hyvinvointia tuhoavia tai pahasti häiritseviä.

Kymmenen tuntia viikossa tekee lopulta 450 tuntia vuodessa hukkaa. Esimerkkimme palkalla ja hukan määrällä puhutaan 11250 eurosta vuositasolla per ihminen. Jos yrityksellä on sata henkilöä töissä, hukan kustannus on yli miljoona euroa vuodessa.

Pienenä sivuhuomautuksena ehdotan tarkastelemaan esimerkiksi johtoryhmäänne tällä tavalla. Heidän palkkansa on huomattavasti isompi kuin esimerkin ja mahdollinen heikko yhteistyö voi olla pöyristyttävän kalliin hukan pesä.

Alkaako kiinnostaa hukan poisto? Olen kuulevinani “joo, mutku sekin maksaa”. Tehdäänpä toinenkin laskelma. Oletetaan, että organisaatiossa tehdään parantavia toimenpiteitä, jotka vähentävät hukkaa. Siitä seuraa, että työntekijä saa vaikkapa maltillisen yhden uuden tunnin viikossa käyttöönsä sillä tavalla, että se tuottaakin arvoa. Se tarkottaa 45 tuntia vuodessa ja 1125 euroa vuodessa per henkilö.

Jos toimenpiteet koskevat 100 henkeä, säästätte jo tällä 112 500 euroa vuodessa. Toimenpiteet voivat olla esimerkiksi koulutusta, valmennusta tai prosessien ja toimintatapojen muuttamista. On todennäköistä, että koulutus, valmennus tai mikä tahansa työskentelytapa, jolla saatte muutoksen aikaiseksi maksaa huomattavasti vähemmän.

Pienempien ryhmien räätälöidympi tukeminen saattaa maksaa enemmän, mutta sen voi odottaa tuottavan myös isompia tuloksia. Esimerkiksi tiimissä jokaisen jäsenen hukka voi pienentyä tunnilla päivässä. Mitä suurempi lähtökohdan hukka on, sitä suurempia voittoja voimme odottaa investoinnilta, joka kohdistuu hukan poistamiseen.

Kannustan tutkimaan asiaa oman organisaation kanssa. Missä meillä on hukkaa? Miksi? Kuinkahan paljon? Mitä se mahtaa kustantaa? Voisimmeko poistaa sitä sittenkin melko halvalla?

Jos haluat keskustella hukan poistosta, niin otahan yhteyttä Anttiin.