Mikä jumittaa muutosta – tuskailuista ratkaisuihin

Surullinen totuus on, että suurin osa muutoksista jää puolitiehen, jos etenee sinnekään. Oletko pähkinyt mikä jumittaa muutosta? Mistä ihmeestä voi olla kiinni, että muutos on niin vaikea saattaa onnistuneesti juurtuneeksi toiminnaksi tai ettei se toteudu halutulla tavalla tai toivotussa tahdissa? Tässä kirjoituksessa tarkastelemme joitakin muutoksen elementtejä ja esteitä, jotka voitte ottaa huomioon muutoksiin lähtiessänne tai jumittavia prosesseja vauhdittaaksenne.

Ihan ensimmäiseksi on tarkistettava, että mukana olevat ihmiset ylipäätään ovat tietoisia tilanteesta ja ymmärtävät, että käsillä on ongelma, ja nykyiseen tilaan pitäisi tehdä muutos.

Yhteisesti päätetyissä ja hyvin kommunikoiduissa muutoksissa tämä on harvoin ongelma, mutta tietoisuuden puutetta voi esiintyä silloin, jos työyhteisössä on kitkaa, jota ei olla otettu käsittelyyn. Ihminen voi ajatella, että kollegan tulisi korjata toiminnassaan jotain, mutta ei ole ottanut asiaa avoimesti puheeksi. Tiimi voi ajatella, että toinen tiimi on hankala tai johtaja voi ajatella, että kyllähän työntekijöiden pitäisi tämä ja tuo osata.

Odotamme siis, että telepatia toimii ja toiset ottaisivat onkeensa itsekseen. Tai ehkä enemmän tai vähemmän hienovaraisista vihjailuistamme. Jos kissoja ei nosteta pöydille, toinen ei välttämättä tiedosta lainkaan, että hänen toivotaan toimivan eri tavalla.

Joskus muutosta voi jumittaa myös tiedon puute. Ongelman aiheesta, sen vaikutuksista ja vakavuudesta ei tiedetä tarpeeksi syvällisesti, jotta se voitaisiin mieltää ongelmana ja sitä pystyttäisiin lähestymään asiana, jolle tulee tehdä jotain. Asian puheeksi nostamisen jälkeen onkin syytä selvittää, mitä me aiheesta tiedämme, onko tietomme luotettavaa ja ajantasaista, ja onko meillä sitä tarpeeksi, jotta voimme lähteä ratkaisemaan tilannetta.

Tietoisuus ja tieto auttavat myös motivoitumisessa muutokseen. Kun ymmärretään miksi jokin asia on tärkeä esimerkiksi faktojen kautta, se auttaa jo jonkin verran. Toisaalta pitkälle kantavaan motivoitumiseen tarvitaan lähes poikkeuksetta jokin sisäinen ajuri, jolloin pitää löytää asian tekemisestä ja muutoksen saavuttamisesta tarpeeksi suuria hyötyjä itselle.

Sisäinen motivoituminen löytyy usein joko nykytilanteen aiheuttamasta kivusta, lähellä olevasta uhkaavasta vaarasta tai suuresta kaipuusta johonkin parempaan. Auttakaa ihmisiä löytämään heitä puhuttelevat syyt muutokseen. Joskus niitä ei löydy ja sekin on hyvä asia: muutos voi olla yksilöille sopimaton tai jopa organisaatiolle väärä valinta. Se on hyvä tietää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Pelkkä halukaan ei riitä muutokseen. Joskus se voi olla jopa huono asia, mikäli sen kyljessä ei ole uskoa siihen, että asian tekemisessä voidaan onnistua. Tällöin halun ja koettujen mahdollisuuksien epäsuhta aiheuttaa ahdistusta. Muutokseen tarvitaan myös usko siihen, että resurssit riittävät: oma osaaminen on tarvittavalla tasolla tai sitä voidaan kasvattaa, olosuhteet ovat tarpeeksi suotuisat ja tekemiselle löytyy tukea.

Organisaatioissa on varsin yleistä, että ihmiset ovat kyllä periaatteessa mukana muutoksessa mutta eivät koe, että heille on annettu mahdollisuudet toteuttaa se, mitä heiltä odotetaan. Jos ette varmista resursseja muutokseen, voitte pahimmillaan saada ihmisten halukkuudenkin sammumaan.

Muutos tapahtuu lopulta tekojen kautta ja muutokset ovat usein hitaita, eli tavoitteen mukaisia tekoja täytyy olla paljon ja toistuvasti. Opettelun keinojen pitää olla siis sellaisia, että niitä on tarpeeksi helppoa ja parhaimmillaan mukavaa toistaa johdonmukaisesti.

Keinojen pitää sopia muutoksen tekijöille. Miettikää tarkasti millaiset keinot toimivat juuri kyseessä olevissa olosuhteissa. Paperilla optimaalinen ratkaisu on turha, jos sitä ei voida toteuttaa. Lopputulokseen voi päästä hyvinkin erilaisia keinoja käyttäen, mutta vääriä keinoja käyttämällä maaliviiva jää saavuttamatta.

Keinojen lisäksi mittarit on valittava siten, että ne sopivat tilanteeseenne ja palvelevat teitä. Mittareissa kannattaa huomioida myös niiden laatu, mihin ne kohdistuvat: mittaattehan myös toimintaa eli haluttuja tekoja, ette vain tuloksia?

Lopulta vielä, kyllä: muutosta voi jumittaa asenneongelma, mutta ei se perinteinen. Asenneongelma on todellisuudessa pieleen mennyttä odotusten hallintaa ja vastuunkantoa. Kuvitteletteko muutoksen tapahtuvan helposti ja nopeasti? Välttelettekö kenties omaa vastuuta ja vieritätte sen jonkun toisen harteille? Ruoskitteko itseänne epäonnistumisista? Asennoitumiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä se linkittyy vahvasti valintoihimme ja siihen, kuinka hyvin jaksamme työskennellä muutoksen eteen.

• Varmistakaa tietoisuus tilanteesta eli se, että nykytilaan odotetaan muutosta
• Kerryttäkää tietoa ongelmasta aiheena tarpeeksi syvällisesti
• Keskustelkaa näkemyksistä liittyen muutoksen tarpeellisuuteen ja sen hyödyistä
• Keskustelkaa ihmisten kyvykkyyden tilasta ja resursseista
• Valitkaa keinot ja mittarit muutosta tekeville sopiviksi
• Tarkistakaa asennoitumisenne muutoksen tekemiseen

Mielentaidot ovat olennainen osa muutoksen käytäntöön viemistä. Jos haluat siirtyä tuskailuista ratkaisuihin, sovi keskusteluaikaa Antin kanssa alla olevasta painikkeesta.